Zajęcia poprowadzili trenerzy z Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej- Państwowego Instytutu Badawczego NASK Małgorzata Baka i Piotr Reszczyński, którzy w przystępny i praktyczny sposób przedstawili uczestnikom działanie systemu oraz jego kluczowe funkcjonalności.

W szkoleniu uczestniczyli:

– zarząd powiatu zielonogórskiego,

– kadra kierownicza poszczególnych wydziałów Starostwa Powiatowego w Zielonej Górze oraz dyrektorzy powiatowych jednostek organizacyjnych,

– pracownicy starostwa i powiatowych jednostek organizacyjnych wyznaczeni do roli koordynatorów wdrażania systemu EZD RP w swoim miejscu pracy,

– pracownicy punktów kancelaryjnych.

Program szkolenia był szeroki i dostosowany do potrzeb poszczególnych grup pracowników starostwa. Obejmował m.in.:

– dekretację, realizację i udostępnianie pism,

– podpisywanie dokumentów (w tym elektronicznych),

– rejestrację wpływów w RPW,

– obsługę korespondencji (tradycyjnej, e-mailowej i przez ePUAP),

– prowadzenie spraw w systemie,

– wyszukiwanie i archiwizację dokumentów,

– obsługę aplikacji NASK-DESK i skanowania dokumentów,

– wykorzystanie kodów kreskowych i składu chronologicznego,

– podstawy bezpieczeństwa i kontroli obiegu dokumentów.

EZD RP to system, który umożliwia prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej- od wpływu pisma aż po jego archiwizację. Do 1 stycznia 2028 r. wszystkie jednostki samorządowe będą zobowiązane do jego stosowania. Co to oznacza w praktyce?

– dla urzędu- sprawniejszy obieg dokumentów i mniej papieru,

– dla pracowników- łatwiejszą organizację pracy i szybszy dostęp do spraw,

– dla mieszkańców- krótszy czas załatwiania spraw i bardziej przejrzyste procedury.

Podczas szkolenia starosta zielonogórski Tadeusz Pająk podziękował trenerom z NASK za rzetelne przygotowanie szkolenia, przekazanie praktycznej wiedzy oraz ich wsparcie w procesie wdrażania systemu.

Warto podkreślić, że szkolenie było bezpłatne, a uczestniczący w nim urzędnicy wykazali się dużym zaangażowaniem i aktywnością.

Przed nami etap praktycznego wdrażania systemu EZD RP oraz sporo pracy organizacyjnej, ale to ważna zmiana, która wiąże się z samymi korzyściami.

Szkolenie zrealizowane w ramach przedsięwzięcia pn.: „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP” realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności Unii Europejskiej NextGenerationEU.